De la teoría a la práctica: Una guía para implementar sistemas de gestión - Parte 1

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Existe mucha información sobre los diferentes sistemas de gestión y muchos cursos que te ofrecen el conocimiento y la explicación de los requisitos a cumplir, así como de las subpartes cuando se trata de sistemas de gestión que tienen varios componentes. Sin embargo, hay pocos o ninguno sobre cómo implementarlo. Es como si te dieran una caja de legos con una foto de lo que hay que hacer, pero sin instrucciones. Pues bien, en las próximas publicaciones te voy a estar explicando el paso a paso para implementar un sistema de gestión que luego pueda ser certificable.

Primer paso: Designar a una persona en la empresa para hacerlo que tenga facilidad en aprender, que le guste investigar, leer y tenga paciencia. Esta persona debe tener habilidades de análisis y síntesis de información y luego documentar de manera ordenada lo que va desarrollando. De preferencia, que sea un profesionista en el giro de la empresa y con experiencia en la categoría de producto que se está fabricando o especializado en la rama del servicio que se está proporcionando. Esto va a permitir que mientras se va documentando el proceso, se puedan ir detectando áreas de oportunidad.

Segundo paso: Ubicar todas las leyes, reglamentos y normativas locales y nacionales aplicables. En México se encuentran en el Diario Oficial de la Federación en la página www.dof.gob.mx. Solo que ahí están todas las que existen y puede ser muy tardado ir leyendo todas las listas, así que para ubicarte un poco, aquí una orientación general, ya que dependiendo también del producto en específico puede haber normas que especifiquen características obligatorias del mismo. Sobre todo si se trata del sector salud o protección personal.

Todas las industrias de manufactura, almacenamiento y distribución requieren cumplir con las siguientes (como base, adicionales dependería del giro y actividades específicas de la empresa):

• NOM 001 STPS 2008 Edificios, locales e instalaciones
• NOM 002 STPS 2010 Prevención y protección contra incendios
• NOM 025 STPS 2008 Iluminación
• NOM 035 STPS 2018 Factores de riesgo psicosocial
• NOM 036 STPS 2018 Factores de riesgo ergonómico
• NOM 017 STPS 2008 Equipo de protección personal
• NOM 019 STPS 2015 Comisiones de Seguridad e Higiene
• NOM 026 STPS 2008 Colores y señales de seguridad

Aquí algunas de las más comunes de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social: https://asinom.stps.gob.mx/Centro/CentroMarcoNormativo.aspx

Si tu industria tiene residuos, hay una serie de leyes y normativas para cumplir que pueden estar reguladas por Semarnat o Conagua principalmente, pero se deben cumplir también con las leyes en materia de ecología locales que varían dependiendo del estado y a veces del municipio donde se encuentren. Es importante considerar el impacto al ambiente y minimizarlo en la mayor medida posible.

La industria de servicios debe poner cuidado además de las normas antes mencionadas en caso de contar con instalaciones para el personal. Si tiene trabajadores a distancia, debe cumplir además con la Norma para trabajo a distancia:

• NOM 037 STPS 2023 Teletrabajo 

Si formas parte del sector de alimentos, las normas básicas a cumplir son la

• NOM 251 SSA1 2009 Prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios
• NOM 051 SCFI/SSA 2010 Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohólicas preenvasados- Información comercial y sanitaria

Si quieres asesoría sobre cuáles normas te aplican, envíame un correo con tu solicitud a zaida@zparedes.com y me pongo en contacto contigo.

Una vez ubicada la lista de leyes, reglamentos y normativa que aplican para tu producto o industria, el siguiente paso es analizarla. Te explico cómo hacerlo en el siguiente texto. 

From Theory to Practice: 

A Guide to Implementing Management Systems

Part 1

There is a lot of information about different management systems and many courses that offer you knowledge and explanation of the requirements to meet, as well as the subparts when it comes to management systems that have multiple components. However, there are few or none about how to implement it. It's like being given a box of LEGOs with a picture of what needs to be done, but without instructions. Well, in the next posts, I will be explaining step by step how to implement a management system that can then be certified.

First step: Designate a person in the company to do it who has ease in learning, who likes to research, read, and be patient. This person must have skills in information analysis and synthesis, and then document in an orderly manner what they are developing. Preferably, this person should be a professional in the company's industry and have experience in the product category being manufactured or specialized in the branch of service being provided. This will allow areas of opportunity to be identified while the process is being documented.

Second step: Locate all applicable local and national laws, regulations, and standards. In Mexico, they are found in the Official Gazette of the Federation on the website www.dof.gob.mx. However, all existing ones are listed there, and it can be very time-consuming to read through all the lists, so here is a general orientation to help you, as depending on the specific product, there may be standards specifying mandatory characteristics of it, especially if it concerns the health or personal protection sector.

All manufacturing, storage, and distribution industries must comply with the following (as a base, additional ones would depend on the industry and specific activities of the company):

• NOM 001 STPS 2008 Buildings, premises, and facilities
• NOM 002 STPS 2010 Prevention and protection against fires
• NOM 025 STPS 2008 Lighting
• NOM 035 STPS 2018 Psychosocial risk factors
• NOM 036 STPS 2018 Ergonomic risk factors
• NOM 017 STPS 2008 Personal protective equipment
• NOM 019 STPS 2015 Safety and Health Committees
• NOM 026 STPS 2008 Colors and safety signals

Here are some of the most common ones from the Ministry of Labor and Social Welfare: https://asinom.stps.gob.mx/Centro/CentroMarcoNormativo.aspx.

If your industry generates waste, there are a series of laws and regulations to comply with that may be regulated by SEMARNAT or CONAGUA mainly, but you must also comply with local ecology laws that vary depending on the state and sometimes the municipality where they are located.

The service industry must also pay attention to the aforementioned regulations in case they have facilities for personnel. If they have remote workers, they must also comply with the Remote Work Standard.

• NOM 037 STPS 2023 Remote work

If you are part of the food sector, the basic standards to comply with are:

• NOM 251 SSA1 2009 Hygiene practices for food, beverages, or dietary supplements processing
• NOM 051 SCFI/SSA 2010 General labeling specifications for prepackaged non-alcoholic food and beverages - Commercial and health information

If you want advice on which standards apply to you, write to this email with your request, and I will contact you.

Once you have located the list of laws, regulations, and standards that apply to your product or industry, the next step is to analyze it. I'll explain how to do it in the next text.